Koszty energii, personelu oraz inne koszty zewnętrzne nadal wywierają presję na firmy spedycyjne. Na wiele z tych wydatków przedsiębiorstwa mają jedynie ograniczony wpływ. Tym ważniejsze staje się pytanie, gdzie w codziennej działalności można jeszcze zwiększyć efektywność.
Aktualność tego tematu potwierdza indeks kosztów transportu drobnicowego DSLV: w pierwszym półroczu 2026 r. koszty przypadające na przesyłkę na niemieckim rynku transportu drobnicowego były o 4,7% wyższe niż w analogicznym okresie poprzedniego roku. Koszty personelu wzrosły o 6,2%, a koszty paliwa i energii o 10,7%. Opłaty drogowe pozostały w tym samym okresie w dużej mierze stabilne.
Również aktualne badanie Bitkom pokazuje skalę presji na branżę: 100% ankietowanych firm logistycznych wskazuje wysokie ceny energii jako wyzwanie, 87% – niedobór wykwalifikowanych pracowników, a 71% – zakłócenia w łańcuchach dostaw.
Ten poradnik pokazuje, na które koszty firmy spedycyjne mogą samodzielnie wpływać oraz jak efektywniej wykorzystywać dostępne pojazdy, pracowników i procesy.
Najważniejsze informacje w skrócie
| ✓ Na koszty zewnętrzne, takie jak ceny energii, zmiany wynagrodzeń czy ustawowe stawki opłat drogowych, można wpływać jedynie w ograniczonym zakresie. |
| ✓ Można natomiast ograniczać puste przebiegi i zbędne kilometry, poprawiać wykorzystanie pojazdów oraz usprawniać planowanie i procesy administracyjne. |
| ✓ Przejrzyste dane o kosztach i rentowności pomagają wcześnie wykrywać nieopłacalne przewozy oraz powtarzające się odchylenia. |
| ✓ System zarządzania transportem (TMS) może cyfrowo wspierać planowanie, analizy i powtarzalne procesy. |
Dlaczego presja kosztowa na firmy spedycyjne nadal rośnie
Presja kosztowa wynika z kilku czynników jednocześnie. Rosnące koszty energii i personelu zwiększają wydatki operacyjne, a niedobór wykwalifikowanych pracowników i niestabilność łańcuchów dostaw dodatkowo utrudniają planowanie. Na wiele z tych zmian firmy spedycyjne nie mają bezpośredniego wpływu.
Dlatego ich możliwości działania koncentrują się przede wszystkim na efektywnym wykorzystaniu dostępnych zasobów. Nawet drobne nieefektywności mogą przy dużej liczbie tras i przesyłek przekładać się na znaczące dodatkowe koszty.
Na które koszty firmy spedycyjne mogą samodzielnie wpływać?
Na wiele zewnętrznych czynników kosztowych, takich jak ceny energii, ogólne zmiany wynagrodzeń czy ustawowe stawki opłat drogowych, firmy spedycyjne mają niewielki bezpośredni wpływ. Mogą natomiast samodzielnie decydować o wyborze tras, liczbie przejechanych kilometrów i wynikających z tego kosztach.
| Czynniki o ograniczonym bezpośrednim wpływie | Obszary, na które firma ma wpływ |
|---|---|
| Ceny energii | Puste przebiegi i zbędne kilometry |
| Ogólne zmiany wynagrodzeń | Wykorzystanie pojazdów |
| Ustawowe stawki opłat drogowych | Wybór tras i jakość planowania |
| Zewnętrzne zmiany rynkowe i cenowe | Wykorzystanie zasobów i dyspozycja transportowa |
| Zakłócenia w łańcuchach dostaw | Procesy administracyjne i automatyzacja |
| Rentowność poszczególnych przewozów |
7 obszarów poprawy efektywności, na które firmy spedycyjne mają wpływ
1. Ograniczenie pustych przebiegów i zbędnych kilometrów
Każdy niepotrzebnie przejechany kilometr generuje koszty, nie przynosząc dodatkowego przychodu. Dlatego szczególnie przy regularnie obsługiwanych relacjach warto dokładnie przeanalizować trasy, ładunki powrotne i kolejność punktów na trasie.
Możliwe działania to na przykład:
- odpowiednie przyporządkowanie zleceń do pojazdów
- uwzględnianie ładunków powrotnych z wyprzedzeniem
- optymalizacja kolejności punktów na trasie
- wykrywanie zbędnych objazdów już na etapie planowania
2. Lepsze wykorzystanie pojazdów
Niedostateczne wykorzystanie pojazdów również zwiększa koszty w przeliczeniu na przewożoną jednostkę ładunku. Jednocześnie dodatkowe zdolności przewozowe są kosztowne, a ich dostępność jest ograniczona. Dlatego zlecenia należy rozpatrywać łącznie z dostępnymi pojazdami i przestrzenią ładunkową.
- Które pojazdy mają jeszcze wolną przestrzeń ładunkową?
- Które zlecenia można efektywnie połączyć?
- Na których trasach regularnie występuje niskie wykorzystanie pojazdów?
3. Uwzględnianie opłat drogowych i kosztów trasy z wyprzedzeniem
Najkrótsza trasa nie zawsze jest najbardziej opłacalna. Oprócz odległości i czasu przejazdu na rentowność przewozu mogą wpływać także opłaty drogowe. Dlatego koszty te warto uwzględniać już podczas planowania, zamiast poznawać je dopiero po zakończeniu transportu.
Cyfrowe planowanie tras umożliwia wcześniejszą analizę różnych wariantów przejazdu i związanych z nimi kosztów. Dzięki temu dyspozytorzy mogą łatwiej porównywać poszczególne opcje i wybierać trasę odpowiednią pod względem ekonomicznym.
4. Efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy i zasobów
Rosnące koszty personelu i utrzymujący się niedobór wykwalifikowanych pracowników zwiększają presję na efektywne wykorzystanie dostępnego czasu pracy. Dyspozytorzy powinni więc poświęcać jak najmniej czasu na powtarzające się wyszukiwanie danych, ręczne analizy czy poprawki, których można uniknąć.
Szczególnie istotne są:
- centralny dostęp do informacji o zleceniach i planowaniu
- jasny podział odpowiedzialności i ustandaryzowane procesy
- automatyczne raporty i cykliczne analizy
- ograniczenie ręcznego przenoszenia danych między różnymi systemami
5. Wykrywanie nierentownych przewozów dzięki raportom i kalkulacji powykonawczej
Nie każdy przewóz zrealizowany bez problemów operacyjnych jest automatycznie opłacalny. To, czy zlecenie rzeczywiście przyniosło zysk, często staje się widoczne dopiero po porównaniu pierwotnie skalkulowanych kosztów z kosztami faktycznie poniesionymi.
Raporty i kalkulacje powykonawcze pomagają odpowiedzieć między innymi na następujące pytania:
- Które przewozy lub relacje są regularnie nierentowne?
- Gdzie rzeczywiste koszty odbiegają od pierwotnej kalkulacji?
- W przypadku których klientów lub zleceń marże są szczególnie niskie?
- Gdzie regularnie pojawiają się dodatkowe koszty nieuwzględnione podczas planowania?
Regularna analiza takich odchyleń pozwala identyfikować powtarzające się źródła kosztów i wcześniej uwzględniać je przy kolejnych przewozach.
6. Ograniczenie błędów w planowaniu i zmian w ostatniej chwili
W branży transportowej nie da się całkowicie uniknąć zmian w ostatniej chwili. Dodatkowy nakład pracy pojawia się jednak wtedy, gdy ważne informacje docierają zbyt późno lub błędy w planowaniu zostają wykryte dopiero w trakcie realizacji przewozu.
Wspólna baza danych o zleceniach, pojazdach, trasach i ograniczeniach pomaga wcześniej wykrywać problemy. Dzięki temu dyspozytorzy mogą reagować bardziej precyzyjnie i poświęcać mniej czasu na poprawki, których można było uniknąć.
7. Automatyzacja procesów administracyjnych
Możliwości poprawy efektywności nie ograniczają się do przewozów. Powtarzalna praca biurowa również pochłania czas: wprowadzanie danych, przetwarzanie dokumentów, tworzenie raportów czy wielokrotne przenoszenie tych samych informacji.
Do automatyzacji szczególnie dobrze nadają się jasno określone, rutynowe procesy, w których regularnie powtarza się te same kroki. Celem nie jest automatyzacja każdej decyzji, lecz odciążenie pracowników od zadań, które można ustandaryzować.
Od czego firmy spedycyjne powinny zacząć optymalizację?
Nie każda firma traci czas lub pieniądze w tych samych obszarach. Dlatego przed wdrożeniem nowych działań warto przeprowadzić krótką samoocenę:
- Jaki jest u nas udział pustych przebiegów i zbędnych kilometrów?
- Na których relacjach lub trasach regularnie występuje niskie wykorzystanie pojazdów?
- Czy opłaty drogowe i koszty tras są przejrzyste już na etapie planowania?
- Jak często dyspozytorzy muszą zmieniać plany w ostatniej chwili?
- Które czynności są codziennie powtarzane ręcznie?
- Czy potrafimy określić, które przewozy są rzeczywiście rentowne?
Im bardziej konkretne odpowiedzi na te pytania, tym łatwiej ustalić priorytety działań. Zamiast optymalizować wszystko jednocześnie, firmy spedycyjne powinny zacząć od obszarów, które generują największe mierzalne nakłady czasu i kosztów.
Cyfrowe wsparcie z CarLo
CarLo łączy kluczowe obszary obsługi transportu w jednym systemie zarządzania transportem (TMS) – od wprowadzania zleceń, przez planowanie transportów i tras, po wyznaczanie przebiegu tras, uwzględnianie opłat drogowych, planowanie zasobów, rozliczenia i analizy. Dzięki temu wspiera wykorzystanie wielu opisanych wcześniej możliwości poprawy efektywności w codziennej działalności operacyjnej.
- Bardziej ekonomiczne planowanie tras i przewozów: Optymalizacja tras w CarLo pozwala usprawniać przebieg przewozów i kolejność punktów już na etapie planowania. Można z wyprzedzeniem uwzględniać koszty przejazdu, odległości i opłaty drogowe oraz porównywać różne warianty planowania. Pomaga to ograniczać zbędne objazdy i planować bardziej opłacalne przewozy.
- Ograniczenie pustych przebiegów dzięki radarowi planowania AI: Radar planowania AI wspiera dyspozytorów w wyszukiwaniu odpowiednich ładunków powrotnych i kolejnych zleceń. Jednym kliknięciem wskazuje zlecenia pasujące do dostępnych pojazdów. Dzięki temu można lepiej wykorzystywać wolne moce przewozowe, ograniczać puste przebiegi i poprawiać wykorzystanie pojazdów.
- Automatyzacja wprowadzania zleceń dzięki Document Intelligence: Procesy administracyjne również oferują możliwości oszczędności. Document Intelligence automatycznie rozpoznaje informacje z przychodzących dokumentów, takich jak wiadomości e-mail i pliki PDF, i umożliwia wykorzystanie ich przy wprowadzaniu zleceń. Znacznie ogranicza to nakład pracy związany z ręcznym wprowadzaniem danych i daje pracownikom więcej czasu na zadania przynoszące większą wartość.
- Przejrzysta rentowność dzięki statystykom i pulpitom analitycznym: Zasadniczo każde pole bazy danych w CarLo może zostać wykorzystane do analiz. Na tej podstawie można tworzyć indywidualne statystyki oraz stałe pulpity analityczne, dzięki którym firmy mogą regularnie analizować między innymi rentowność poszczególnych tras i pojazdów, przychody według klientów, odchylenia między planem a wykonaniem oraz inne istotne wskaźniki. Powtarzające się nieprawidłowości i nierentowne przewozy stają się szybciej widoczne, co pozwala uwzględnić je w przyszłym planowaniu.
- Automatyzacja powtarzalnych procesów: Mechanizmy workflow i automatyczne raporty wspierają procesy administracyjne, które można ustandaryzować. Dzięki temu informacje rzadziej wymagają ręcznego przenoszenia lub ponownego opracowywania.
Kluczową zaletą jest wspólna baza danych: informacje o zleceniach, planowaniu, kosztach i rozliczeniach są dostępne w jednym miejscu i mogą być bezpośrednio wykorzystywane do podejmowania decyzji operacyjnych oraz analiz. Zapewnia to większą przejrzystość rzeczywistych kosztów transportu i lepszą podstawę do bardziej ekonomicznego wykorzystania dostępnych pojazdów, personelu i zdolności przewozowych.
Najczęściej zadawane pytania
Bezpośredni wpływ mają przede wszystkim na procesy wewnętrzne. Obejmują one między innymi puste przebiegi i zbędne kilometry, wykorzystanie pojazdów, wybór tras, jakość planowania, procesy administracyjne oraz przejrzystość danych o rentowności poszczególnych przewozów.
Puste przebiegi można ograniczyć między innymi poprzez lepsze dopasowanie zleceń do pojazdów, wcześniejsze wyszukiwanie ładunków powrotnych i optymalizację planowania tras. Nie w każdej sieci transportowej da się jednak całkowicie ich uniknąć.
TMS nie może zapobiec wzrostowi kosztów zewnętrznych. Może jednak łączyć informacje o zleceniach, pojazdach, trasach i kosztach. Pozwala to w bardziej uporządkowany sposób zarządzać planowaniem, wykorzystaniem pojazdów, kalkulacją kosztów i analizami.
W zależności od modelu biznesowego istotne są na przykład odchylenia między planem a wykonaniem, koszty i przychody przypadające na przewóz lub relację, stopień wykorzystania pojazdów, udział pustych przebiegów oraz powtarzające się odchylenia kosztów. Kluczowe jest regularne analizowanie tych wskaźników w odpowiednim kontekście.
Podsumowanie
Firmy spedycyjne mają jedynie ograniczony wpływ na rosnące koszty energii i personelu. Tym ważniejsze jest konsekwentne wykorzystywanie wewnętrznych możliwości usprawnień: ograniczanie zbędnych kilometrów, lepsze wykorzystanie zdolności przewozowych, uwzględnianie kosztów z wyprzedzeniem i ograniczanie pracy ręcznej.
Podstawą są przejrzyste dane i cyfrowe planowanie transportu. Pozwalają one określić, gdzie w firmie rzeczywiście istnieją możliwości poprawy efektywności i od których obszarów warto zacząć optymalizację.
Źródła
- DSLV Bundesverband Spedition und Logistik: „Koszty przesyłek na rynku transportu drobnicowego wzrosły średnio o 4,7%”, https://www.dslv.org/de/aktuelles/meldung/sendungskosten-im-stueckgutmarkt-um-durchschnittlich-47-prozent-gestiegen
- Bitkom e. V.: „Branża logistyczna inwestuje w AI – brakuje jednak wiedzy i kompetencji”, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Die-Logistik-investiert-in-KI-doch-es-fehlt-Knowhow
