W wielu firmach spedycyjnych obsługa zlecenia nie zaczyna się od planowania transportu. Najpierw trzeba odnaleźć i odczytać informacje z e-maili, plików PDF, dokumentów dostawy lub innych dokumentów, a następnie przenieść je do własnego systemu.
Czynności, które przy pojedynczym zleceniu zajmują zaledwie kilka minut, przy dużej liczbie zleceń dziennie mogą szybko pochłaniać wiele czasu. Jednocześnie każde ręczne przenoszenie danych zwiększa ryzyko ich niepełnego lub błędnego wprowadzenia.
Ten poradnik pokazuje, gdzie w codziennym przepływie danych pojawia się zbędna praca ręczna oraz jak rozpoznawanie dokumentów, Document Intelligence, zarządzanie dokumentami i interfejsy umożliwiają cyfrowe pozyskiwanie i dalsze przetwarzanie informacji.
Najważniejsze informacje w skrócie
| ✓ Wiele informacji trafia do firm spedycyjnych w e-mailach, plikach PDF lub innych dokumentach i wymaga wprowadzenia do systemu przed dalszym przetwarzaniem. |
| ✓ Powtarzalne kopiowanie i wklejanie pochłania czas pracy i stwarza dodatkowe ryzyko błędów. |
| ✓ OCR i Document Intelligence umożliwiają odczytywanie treści dokumentów i przekształcanie ich w dane gotowe do dalszego wykorzystania. |
| ✓ Zarządzanie dokumentami i interfejsy pomagają przekazywać informacje cyfrowo oraz ograniczać przerwy w cyfrowym przepływie danych. |
Gdzie ręczne wprowadzanie danych powoduje zbędną pracę?
Praca ręczna często pojawia się tam, gdzie informacje są już dostępne, ale nie znajdują się w odpowiednim systemie lub formacie. Pracownicy muszą wtedy wyszukiwać, sprawdzać i przenosić dane lub przypisywać je do właściwej sprawy.
Typowe przykłady z codziennej pracy firm spedycyjnych to:
- Przenoszenie danych zleceń z e-maili lub dokumentów PDF do systemu TMS
- Ręczne wprowadzanie adresów, terminów, numerów referencyjnych lub danych przesyłek
- Przypisywanie dokumentów dostawy i innych dokumentów przewozowych do zlecenia
- Przenoszenie informacji między różnymi systemami
- Wielokrotne wprowadzanie lub sprawdzanie tych samych danych
Problemem jest nie tyle pojedynczy dokument, ile łączny nakład pracy związany z powtarzalnymi czynnościami. Im większa liczba zleceń i dokumentów, tym bardziej ręczne wprowadzanie danych zwiększa obciążenie pracowników.
Dlaczego kopiowanie i wklejanie pochłania tyle czasu?
1. Powtarzalne wprowadzanie danych pochłania czas pracy
Gdy te same informacje trzeba regularnie przenosić z dokumentów, pozostaje mniej czasu na zadania, które rzeczywiście wymagają doświadczenia pracowników. Szczególnie w planowaniu transportu nakład pracy może znacząco wzrosnąć przy dużej liczbie zleceń.
2. Ręczne przenoszenie danych stwarza ryzyko błędów
Podczas przepisywania lub kopiowania może dojść do przestawienia cyfr, pominięcia danych lub przypisania informacji do niewłaściwego zlecenia. Takie błędy bywają wykrywane dopiero na późniejszych etapach procesu, co prowadzi do dodatkowych pytań lub konieczności wprowadzenia poprawek.
Od dokumentu do informacji cyfrowej: co można zautomatyzować?
1. Automatyczny odczyt dokumentów za pomocą OCR
OCR (Optical Character Recognition) umożliwia maszynowe odczytywanie tekstu z dokumentów. W spedycji technologię tę można wykorzystać na przykład do obsługi zleceń transportowych w formacie PDF, aby nie trzeba było ręcznie przenosić wszystkich istotnych danych.
2. Wykorzystanie Document Intelligence do dokumentów o różnym układzie
Document Intelligence wykracza poza tradycyjne rozpoznawanie dokumentów oparte na szablonach. Dzięki rozpoznawaniu tekstu wspomaganemu sztuczną inteligencją istotne treści mogą być automatycznie wyodrębniane z dokumentów i porządkowane. Pozwala to przetwarzać dokumenty PDF o różnym układzie bez konieczności wcześniejszego uczenia systemu osobnego szablonu dla każdego powtarzającego się układu.
Rozpoznane informacje są przekształcane w użyteczne dane, które można następnie przetwarzać cyfrowo. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na sprawdzaniu i wykorzystywaniu informacji zamiast na ich ręcznym gromadzeniu.
3. Centralne zarządzanie dokumentami i ich przypisywanie
Cyfrowe zarządzanie dokumentami pomaga zapewnić do nich dostęp w jednym miejscu i powiązać je z odpowiednimi sprawami. Dzięki temu nie trzeba wyszukiwać dokumentów przewozowych i faktur w różnych lokalizacjach ani wielokrotnie ich przekazywać. Elektroniczne archiwum zapewniające integralność i możliwość kontroli dokumentów umożliwia również cyfrową archiwizację faktur zgodnie z ustawowymi okresami przechowywania. Przechowywanie ich w papierowych segregatorach lub w formie wydruków nie jest już w tym celu konieczne.
4. Przesyłanie danych przez interfejsy
Nie wszystkie informacje trafiają do firmy w postaci dokumentów. Jeśli dane są już dostępne w innym systemie w ustrukturyzowanej formie, interfejsy pozwalają uniknąć ich ponownego ręcznego wprowadzania. Dane są wtedy przesyłane między odpowiednimi aplikacjami zamiast kopiowane i wklejane. Standaryzowana elektroniczna wymiana ustrukturyzowanych danych biznesowych może odbywać się na przykład za pośrednictwem Electronic Data Interchange (EDI).
Które procesy szczególnie nadają się do automatyzacji?
Nie każda czynność wykonywana ręcznie wymaga automatyzacji. Szczególnie warto jednak przyjrzeć się powtarzalnym zadaniom o jasno określonym przebiegu, wykonywanym na dużą skalę. Krótka samoocena pomoże wskazać możliwe obszary usprawnień:
- Jakie dane pracownicy codziennie przenoszą ręcznie?
- Z jakich typów dokumentów regularnie pozyskuje się te same informacje?
- Które dane są ponownie wprowadzane w różnych miejscach?
- Jakie dokumenty pracownicy muszą często wyszukiwać lub ręcznie przypisywać?
- Gdzie dane dostępne już w formie cyfrowej są kopiowane i wklejane między systemami?
- Na jakich etapach pracy najczęściej pojawiają się dodatkowe pytania lub konieczność wprowadzania poprawek?
Im częściej powtarza się czynność, którą można ustandaryzować, tym bardziej warto sprawdzić, czy informacje mogą być automatycznie pozyskiwane, przypisywane lub przesyłane.
Cyfrowe wsparcie z CarLo
CarLo jako system zarządzania transportem (TMS) wspiera cyfrowo różne etapy pozyskiwania i przetwarzania napływających informacji. W przypadku zleceń transportowych w formacie PDF można na przykład wykorzystać szablony dokumentów do odczytywania istotnych danych i przenoszenia ich do formularza wprowadzania zleceń.
Document Intelligence umożliwia również przetwarzanie dokumentów o różnym układzie oraz automatyczne wyodrębnianie i porządkowanie istotnych treści. Dokumenty można przypisywać do odpowiednich spraw i zarządzać nimi centralnie. Do wymiany danych z innymi aplikacjami dostępne są standardowe interfejsy oraz indywidualne możliwości integracji.
Główną korzyścią jest ograniczenie przerw w cyfrowym przepływie danych: informacje dostępne już w dokumentach lub innych systemach nie muszą być wielokrotnie przenoszone ręcznie i szybciej trafiają do dalszego przetwarzania oraz planowania transportu.
Najczęściej zadawane pytania
OCR to skrót od Optical Character Recognition, czyli optycznego rozpoznawania znaków. Technologia ta umożliwia maszynowe odczytywanie tekstu z dokumentów. Dzięki temu dane ze zleceń transportowych w formacie PDF można wykorzystać do dalszego przetwarzania cyfrowego bez konieczności ręcznego przepisywania wszystkich informacji.
OCR koncentruje się na rozpoznawaniu tekstu w dokumentach. Document Intelligence przetwarza rozpoznane treści, wyodrębniając istotne informacje, tabele lub struktury i przekształcając je w dane gotowe do wykorzystania.
W zależności od stosowanego rozwiązania i procesu można cyfrowo przetwarzać i zarządzać między innymi zleceniami transportowymi w formacie PDF, e-mailami, dokumentami przewozowymi, fakturami czy potwierdzeniami dostawy.
Interfejsy umożliwiają wymianę danych między różnymi aplikacjami. Jeśli informacje są już dostępne w innym systemie w ustrukturyzowanej formie, można je przesłać cyfrowo zamiast ponownie wprowadzać ręcznie.
Podsumowanie
W codziennej pracy firm spedycyjnych nie da się całkowicie wyeliminować ręcznego wprowadzania danych. Jednak szczególnie przy regularnej obsłudze zleceń w formacie PDF, e-maili i innych dokumentów pojawiają się czynności, które można wspierać cyfrowo lub automatyzować.
OCR i Document Intelligence umożliwiają pozyskiwanie informacji z dokumentów, cyfrowe zarządzanie dokumentami ułatwia ich przypisywanie i archiwizację, a interfejsy ograniczają ponowne wprowadzanie danych w różnych systemach. Dzięki temu istotne dane są szybciej dostępne na potrzeby planowania transportu i kolejnych etapów procesu.
