Zarządzanie dokumentami odnosi się do administracji i organizacji dokumentów elektronicznych. Zarządzanie dokumentami jest obsługiwane przez oprogramowanie zwane DMS (system zarządzania dokumentami). Jest ważnym krokiem w kierunku cyfryzacji i może znacznie uprościć codzienne procesy pracy.
Zalety zarządzania dokumentami:
- Niższy wskaźnik błędów
- Oszczędność czasu
- Scentralizowane przechowywanie danych
- Niższe koszty papieru, druku i opłat pocztowych
- Przyspieszenie procesów biznesowych
- Aktualny i stały dostęp do dokumentów
DMS w logistyce
Dostawcy usług logistycznych mają szczególnie duże obciążenie administracyjne ze względu na liczne dokumenty dotyczące frachtu, faktur, dowodów dostawy, rachunków za paliwo i listów przewozowych. System zarządzania dokumentami (DMS) zazwyczaj szybko się tutaj zwraca. Wynika to z faktu, że przyspieszone procesy archiwizacji i wyszukiwania odciążają pracowników, zmniejszają koszty pracy, a w najlepszym przypadku zwiększają motywację. W systemie DMS zintegrowanym z systemem zarządzania transportem dokumenty papierowe mogą być digitalizowane i przechowywane poprzez skanowanie. Dodatkowo dokumenty mogą być generowane w formacie PDF i wysyłane drogą elektroniczną, zamiast drukowane i przesyłane tradycyjną pocztą.
Zarządzanie dokumentami odgrywa również ważną rolę w TMS CarLo i wszystkich innych modułach z rodziny produktów . Wszystkie dokumenty przewozowe i faktury mogą być tworzone i zarządzane cyfrowo. Dokumenty można dostosowywać, drukować, wysyłać pocztą elektroniczną lub przesyłać za pośrednictwem interfejsu. Możliwe jest również rozpoznawanie tekstu poprzez skanowanie OCR i wiele więcej.